När behövs granskning och godkännande?
Alla företag behöver inte godkänna rapporterad tid. Men när tiden ska ligga till grund för lön, fakturering eller annan uppföljning kan ett enkelt godkännandeflöde skapa tydlighet.
Godkännanden ska fylla ett behov
Det är lätt att lägga till kontrollsteg i ett system.
Men varje kontroll innebär också mer arbete.
Därför bör godkännanden användas när de faktiskt tillför värde.
Exempel kan vara när:
- flera personer rapporterar på samma projekt
- tiden används som fakturaunderlag
- en ansvarig behöver kontrollera informationen innan den går vidare
- fel behöver kunna skickas tillbaka och rättas
Ett enkelt flöde räcker långt
Ett godkännandeflöde behöver inte vara komplicerat.
I grunden handlar det om tre steg:
- Medarbetaren skickar in tiden.
- Ansvarig granskar.
- Tiden godkänns eller skickas tillbaka för ändring.
Alla ser då samma status.
Det blir tydligt vad som är klart och vad som återstår.
Undvik kontroll för kontrollens skull
Om ett litet företag inte behöver formella godkännanden ska systemet inte tvinga fram dem.
Det är en viktig skillnad.
En funktion kan finnas utan att den måste användas.
Det enklaste arbetssättet är det som passar verksamheten.