Hur mycket struktur behöver tidrapporteringen?
För lite struktur gör informationen svår att använda. För mycket struktur gör tidrapporteringen tung. Utmaningen är att hitta rätt nivå.
Struktur ska hjälpa
Kunder, projekt, jobb och aktiviteter kan ge mycket bättre information om hur företagets tid används.
Men varje extra val som en medarbetare måste göra innebär också ett extra steg.
Därför är frågan inte:
Hur mycket kan vi strukturera?
Den bättre frågan är:
Vilken struktur behöver vi?
Börja enkelt
För vissa företag räcker det långt att veta:
- vem som arbetat
- hur länge
- vilken kund tiden hör till
Andra behöver även projekt, aktiviteter eller mer detaljerade noteringar.
Det finns inget egenvärde i att använda alla nivåer från början.
Strukturen kan växa
Behoven förändras.
Ett företag kanske börjar med några få kunder och senare behöver projekt. Ett annat behöver tydligare ansvar när fler medarbetare tillkommer.
Ett bra arbetssätt gör det möjligt att börja enkelt och lägga till mer struktur när den faktiskt behövs.
Det är bättre än att först bygga ett omfattande system och sedan försöka få organisationen att anpassa sig till det.
Rätt struktur gör nästa steg enklare
När tiden är kopplad på rätt sätt blir det också enklare att:
- följa upp projekt
- skapa fakturaunderlag
- se hur tiden fördelas
- ta fram rapporter
Struktur är därför inte målet.
Struktur ska göra resten enklare.